Régularisation des charges locatives
Provisions versées d’un côté, dépenses réelles de l’autre : le solde dit qui doit quoi à qui.
Solde de la régularisation
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Indiquez la provision mensuelle, le total des dépenses pour obtenir le calcul.
Ce que le bailleur doit respecter
- Envoyer le décompte détaillé un mois avant l’appel.
- Tenir les justificatifs à disposition pendant six mois.
- Réclamer dans les trois ans : au-delà, la créance est prescrite.
- Accepter un étalement sur douze mois si la régularisation intervient plus d’un an après.
Une provision n’est pas un forfait
La provision est une avance : elle n’est due qu’à concurrence des dépenses réelles. Chaque année, le bailleur compare les deux et solde la différence, dans un sens ou dans l’autre.
Le forfait, lui, est réservé à la location meublée et à la colocation à baux multiples. Il est définitif : aucune régularisation n’est possible, même si les dépenses s’en écartent.
Les charges récupérables
- L’eau et le chauffage collectifs
- L’électricité et l’entretien des parties communes
- L’entretien courant de l’ascenseur et des espaces verts
- Les menues réparations et le remplacement des éléments d’usure
- La taxe d’enlèvement des ordures ménagères
Tout le reste est à la charge du propriétaire : travaux, gros entretien, honoraires de syndic, assurance de l’immeuble, taxe foncière. Les inclure expose au remboursement.
Ajuster la provision pour l’année suivante
Un rattrapage important signale une provision mal calibrée. Le bailleur peut l’ajuster sans avenant, en la justifiant par la dernière régularisation ou le budget du syndic. Le nouveau montant figure ensuite sur les quittances.
Questions fréquentes
On compare deux totaux sur la même période : les provisions versées, soit la provision mensuelle multipliée par le nombre de mois, et les charges récupérables réellement dépensées. Si les dépenses sont supérieures, le locataire doit un complément ; sinon le bailleur rembourse la différence.
Oui, dès que le bail prévoit des provisions. La loi impose une régularisation au moins annuelle. Un bailleur qui encaisse des provisions sans jamais régulariser s’expose à devoir tout rembourser.
Seules celles qu’énumère le décret du 26 août 1987 : eau, chauffage collectif, électricité des parties communes, entretien des espaces verts et de l’ascenseur, menues réparations, taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Travaux, honoraires de syndic, gros entretien, assurance de l’immeuble et taxe foncière restent au propriétaire.
Un décompte, au moins un mois avant l’appel : les charges par nature, le mode de répartition entre les logements, et les provisions déjà versées. Il peut consulter les justificatifs pendant les six mois qui suivent.
Trois ans. Au-delà, la créance est prescrite. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-perçu.
Oui, si la régularisation intervient plus d’un an après la période concernée : il peut alors exiger un échelonnement sur douze mois.
La régularisation se fait au prorata : indiquez le nombre de mois réellement occupés. Si le décompte du syndic n’est pas connu au départ, le bailleur peut retenir une provision sur le dépôt de garantie et régulariser à l’arrêté des comptes.
Sources
- Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — Régularisation annuelle, décompte un mois avant, justificatifs tenus six mois, étalement sur douze mois.
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 — Liste limitative des charges récupérables sur le locataire.
- Article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 — Prescription triennale des actions relatives au bail.
Kitance fournit un outil de calcul et ne délivre pas de conseil juridique. En cas de doute sur votre situation, reportez-vous au texte ou consultez l’ADIL de votre département.
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